Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen muss u.a. das Nachweisgesetz, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss, geändert werden. Der Bundestag hat die Neuerungen im Nachweisgesetz am 23.06.2022 verabschiedet; sie werden ab dem 01.08.2022 gelten.

Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer aushändigen muss. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. In die Niederschrift war zumindest Folgendes aufzunehmen:

- Name und Anschrift der Vertragsparteien

- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses

- Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung

- Arbeitsort

- Bezeichnung/Beschreibung der Tätigkeit

- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts

- Arbeitszeit

- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs

- Kündigungsfristen

- allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden.

Ab dem 01.08.2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:

- Enddatum des Arbeitsverhältnisses

- ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer

- Dauer der Probezeit, sofern vereinbart

- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung

- die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen

- sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen

- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung

- wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist

- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 01.08.2022. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertage nachgereicht werden.

Beschäftigte, die vor dem 01.08.2022 eingestellt werden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben.

Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz droht ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 € pro Verstoß.

RA Peter Sänger